Capítulo 2 - Estruturação da idéia de um evento em projeto

1 – ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO


A idéia de um evento precisa ser estruturada, planejada para que o mesmo aconteça de forma satisfatória. (GIACÁGLIA, 2006).


1.1 – Determinação do conceito do evento


O conceito de evento é formado pelos conceitos de tema central, missão e objetivos.


1.1.1 - Tema central


O tema central está diretamente relacionado ao título do evento e este ao sucesso do evento, portanto sua escolha deve ser feita com muito cuidado. Quanto mais especifico for o título, maior a probabilidade de identificação com empresas que possivelmente patrocinarão o evento. (GIACÁGLIA, 2006).
A escolha do título é uma atribuição difícil de ser realizada pelas empresas promotoras. São exemplos de títulos e temas centrais bem sucedidos: Salão de Novos Negócios e CONAREC – Congresso Nacional das Relações Empresa-Cliente.


1.1.2 – Missão


A missão é a razão de um evento existir. Traduz, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Atua como base para as pessoas envolvidas no processo trabalharem de forma a atingirem o mesmo fim. (GIACÁGLIA, 2006).


1.1.3 – Objetivos


Segundo Giacáglia (ano), após definida a missão, os objetivos têm o papel de traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e sua importância para o mercado. Determinados os objetivos, o promotor indicará os resultados esperados pelo evento. (GIACÁGLIA, 2006).
Assim, os objetivos encontram-se divididos em:


1.1.3.1 - Objetivo principal


Neste item, o promotor irá apontar o objetivo essencial do evento, explicando se este tem como intençãp o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. (GIACÁGLIA, 2006).


1.1.3.2 - Objetivos secundários


Representam os outros objetivos do evento, além do objetivo principal, as opções e oportunidades de investimento para a realização do evento. (GIACÁGLIA, 2006).


1.2 - Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados


Definir o público-alvo significa escolher quem irá participar do evento, pessoas físicas ou jurídicas, de acordo com o objetivo a ser atingido. Um evento para pessoas jurídicas geralmente é mais especifico, já para pessoas físicas não da para restringir, pois só se consegue definir o número de pessoas esperadas e suas características. O evento pode ser voltado para os dois públicos, porem teria que ter dois focos, sendo que cada publico tem interesses diferentes, assim para se ter maior eficácia é melhor que seja restrito a um só.

1.3 - Escolha do formato do evento

O formato do evento engloba a data, o local, as atividades e o programa que irão ser realizados.


1.3.1 - Escolha da data


Segundo a autora, a escolha da data, além de ser definida de acordo com a disponibilidade de convidados, patrocinadores e promotores, deve levar em consideração as datas comemorativas, datas em que eventos concorrentes irão ocorrer, datas de fechamento de vendas (início e fim de mês), sazonalidade e o melhor dia da semana (terças e quintas) para a realização do evento. (GIACÁGLIA, 2006).


1.3.2 – Definição do local


O local do evento deve ser de acordo com o tema e com o público-alvo. É necessário também, que haja uma infra-estrutura para atender bem aos convidados, ou seja, bom espaço para o evento, qualidade no atendimento, bons restaurantes, limpeza, segurança, entre outros. O custo do evento também deverá ser analisado no momento da escolha do local da realização. (GIACÁGLIA, 2006).


1.3.3 – Atividades


As atividades que serão realizadas e o formato dos eventos devem ser escolhidos de acordo com o objetivo a ser alcançado. (GIACÁGLIA, 2006). Segundo a autora, são três objetivos básicos: vendas, exposição da marca, e relacionamento. Ela cita cinco formatos/ atividades que podem ser realizadas, para cada caso:

- Palestras: Geralmente são feitas com expertises externos para maior credibilidade e divulgação do evento. Existem empresas especializadas em catálogos que dão acesso ao histórico dos palestrantes e valores de cachês. A contratação é uma das primeiras etapas para um evento, devido à agenda disputada desses profissionais. È necessária uma reunião para mostrar os objetivos e estratégias do evento e da palestra. Pode-se também organizar mesas de debates e painéis de discussão de vários palestrantes que já se apresentaram individualmente, com ou sem a participação do público. É possível também abrir para que os palestrantes das patrocinadoras se apresentem.

- Reuniões: Podem ser usadas para alcançar todos os objetivos. Trata-se de uma boa ferramenta para manter contato com fornecedores e patrocinadores.

- Ações Sociais, Culturais, e de Entretenimento: Giacáglia (2006) declara que tais atividades são muito utilizadas com o objetivo de promover relacionamento entre patrocinadores e o público do evento. Estão incluídas nesta categoria atividades como as esportivas, almoços, jantares, coffe breaks, coquetéis e outros, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de Internet, e visitação exclusiva. (GIACÁGLIA, 2006).

- Estandes para exposição e vendas: sua função varia de acordo com o objetivo do evento, pode-se comercializar produtos e serviços, caso o objetivo seja de venda durante o evento, ou pode-se apenas expor e demonstrar produtos e serviços, caso o objetivo seja somente de relacionamento. Há três categorias quanto ao tamanho do espaço para o estande:
Estandes padronizados;
Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador;
Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador. (GIACÁGLIA, 2006).


1.3.4 – Programa


De acordo com as atividades que serão realizadas no evento, é organizado um programa que deve ser divulgado aos participantes. No programa devem constar os dias, horários (das atividades e refeições), informações sobre as palestras e os palestrantes, e outras atividades. (GIACÁGLIA, 2006).

Capítulo 1 – Geração, seleção e teste de idéias para eventos

Os eventos são uma importante ferramenta para as empresas que desejam aumentar seus lucros e se manterem competitivas no mercado, pois auxilia na promoção de produtos e divulgação da imagem da empresa, entre outros benefícios.
No entanto, a organização de eventos exige planejamento e organização, a fim de alcançar os objetivos almejados.
O primeiro passo para a realização de um evento é a estruturação e organização da idéia do evento.
Giacáglia (2006) afirma que é necessário passar por três fases para a identificação de um novo evento. São elas:
- Geração de idéias;
- Seleção de idéias;
- Teste e avaliação das idéias selecionadas (GIACÁGLIA, 2006, p. 1).


1.1 – Geração de Idéias


Para obter idéias, a fim de promover um evento, a autora sugere algumas estratégias que podem ser úteis, como observação, auto-análise, leitura, Brainstorming[1] e network[2]. Ela classifica as fontes de idéias em dois grupos:
- Fontes internas: As idéias podem surgir no ambiente da empresa. Kotler, citado por Giacáglia (2006), afirma que 45% das idéias para eventos surgem desta maneira. Este grupo é composto pela equipe de vendas, de suporte e atendimento, caixa de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna da empresa;
- Fontes externas: nesta caso, as idéias vêm de fora, da empresa, de tores do ambiente/ contexto onde ela está inserida. Segundo Kotler, citado por Giacáglia (2006), 28% das idéias são obtidas através dos clientes da empresa, que fazem parte deste grupo. Além deles também formam o grupo das fontes externas os fornecedores e parceiros de negócios, a concorrência, outros eventos e outras fontes, sendo que neste último, a autora destaca a importância da leitura, tanto de livros quanto de periódicos (GIACÁGLIA, 2006, p. 5).

[1] Brainstorming: Processo empregado na geração de idéias provenientes de um grupo de pessoas para a soluções de um problema ou para a criação de produtos ou inovações. Consiste em se estimular e coletar idéias dos participantes, sem nenhuma preocupação crítica, até que se esgotem todas as possibilidades. (pág. 185).

[2] Network: Conjunto de contatos pessoais e profissionais mantido por uma pessoa ou empresa. Pode ser primário, quando são contatos diretos, secundários, quando são contatos diretos dos primários e assim por diante. (pág.187).


1.2 – Seleção de Idéias


Mesmo que surjam várias idéias interessantes, algumas devem ser descartadas para que apenas as melhores sejam levadas a diante. Segundo a autora, os fatores a serem analisados para definição das melhores são “recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências de longo prazo” (GIACÁGLIA, 2006, p.6).
Outra forma de seleção de idéias proposta pela autora se refere à análise dos critérios de demanda, relacionada aos aspectos externos da empresa, e competência interna, relacionada a aspectos como a viabilidade do projeto e a disponibilidade de recursos.
Giacáglia (2006, p.7) sugere um método para que sejam analisadas as possibilidades das idéias continuarem no processo de seleção. Este método baseia-se em encaixar as idéias obtidas em quadrantes. Como explica a autora, de acordo com a demanda, “quanto mais alta for a demanda, mais à esquerda a idéia deve ser posicionada” (GIACÁGLIA, 2006, p.7) e de acordo com a competência interna, “quanto maior for a competência interna de execução, mais acima a idéia deve ser posicionada.” (GIACÁGLIA, 2006, p.7)
Os quadrantes I e III mostram melhores chances das idéias terem sucesso se forem realizadas, enquanto nos quadrantes II e IV as idéias devem ser analisadas cuidadosamente por terem poucas chances de desenvolvimento.
Depois de definida, é necessário analisar se a idéia é inovadora ou se há outras semelhantes no mercado. Quanto maior a singularidade, mais provável será o êxito da idéia.



1.3 – Teste e avaliação das idéias selecionadas


Após selecionada a idéia, é necessário que esta seja testada antes em um determinado tipo de público para depois ser desenvolvida e executada.
Normalmente, o teste realizado na indústria de bens de consumo ocorre através de pesquisas presenciais e de intenção de compra entre outras. No caso do setor de eventos, as pesquisas podem ser feitas por meio de material impresso apresentando a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
Assim, entende-se por teste como sendo pesquisas realizadas com o público-alvo com o objetivo de verificar a eficiência de determinada idéia.