Capítulo 9: A avaliação do evento

Todo empreendimento requer cuidadosa avaliação. Essa avaliação interessa a várias categorias de profissionais, como o promotor, os patrocinadores e outros profissionais. Nos três casos, a avaliação terá o propósito de provê-los de feedback sobre os trabalhos realizados e melhorá-los, se for o caso.
O promotor do evento precisa saber se conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil a avaliação final do evento.
O promotor explicitará primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. No momento da avaliação eles terão em mãos esses itens, bem como critérios para avaliá-los um a um.
Então, à lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list, não se esquecendo de deixar espaços para observações.
Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio. Um bom relatório geral e um circunstanciado darão credibilidade ao promotor.
É importante também realizar uma avaliação do evento em si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização do evento e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou o que não funcionou. A partir daí, o promotor fará um estudo para verificar o que pode ser mantido ou melhorado e os respectivos custos/benefícios.


1.1– Avaliação do ponto de vista dos visitantes:


São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessados ao promotor do evento e ao patrocinador, assim como são vários os tipos de visitantes cuja opinião interessa, mas de forma diferenciada.
Não é interessante analisar as respostas da avaliação da mesma forma e com o mesmo peso para todos os visitantes. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante.
Muitas vezes, um incentivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Esse procedimento ajuda a evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados.


1.2 - Apresentação dos resultados aos patrocinadores:


Após tudo avaliado, é fora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento pelo promotor. Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento.