Os eventos são uma importante ferramenta para as empresas que desejam aumentar seus lucros e se manterem competitivas no mercado, pois auxilia na promoção de produtos e divulgação da imagem da empresa, entre outros benefícios.
No entanto, a organização de eventos exige planejamento e organização, a fim de alcançar os objetivos almejados.
O primeiro passo para a realização de um evento é a estruturação e organização da idéia do evento.
Giacáglia (2006) afirma que é necessário passar por três fases para a identificação de um novo evento. São elas:
- Geração de idéias;
- Seleção de idéias;
- Teste e avaliação das idéias selecionadas (GIACÁGLIA, 2006, p. 1).
1.1 – Geração de Idéias
Para obter idéias, a fim de promover um evento, a autora sugere algumas estratégias que podem ser úteis, como observação, auto-análise, leitura, Brainstorming[1] e network[2]. Ela classifica as fontes de idéias em dois grupos:
- Fontes internas: As idéias podem surgir no ambiente da empresa. Kotler, citado por Giacáglia (2006), afirma que 45% das idéias para eventos surgem desta maneira. Este grupo é composto pela equipe de vendas, de suporte e atendimento, caixa de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna da empresa;
- Fontes externas: nesta caso, as idéias vêm de fora, da empresa, de tores do ambiente/ contexto onde ela está inserida. Segundo Kotler, citado por Giacáglia (2006), 28% das idéias são obtidas através dos clientes da empresa, que fazem parte deste grupo. Além deles também formam o grupo das fontes externas os fornecedores e parceiros de negócios, a concorrência, outros eventos e outras fontes, sendo que neste último, a autora destaca a importância da leitura, tanto de livros quanto de periódicos (GIACÁGLIA, 2006, p. 5).
[1] Brainstorming: Processo empregado na geração de idéias provenientes de um grupo de pessoas para a soluções de um problema ou para a criação de produtos ou inovações. Consiste em se estimular e coletar idéias dos participantes, sem nenhuma preocupação crítica, até que se esgotem todas as possibilidades. (pág. 185).
[2] Network: Conjunto de contatos pessoais e profissionais mantido por uma pessoa ou empresa. Pode ser primário, quando são contatos diretos, secundários, quando são contatos diretos dos primários e assim por diante. (pág.187).
1.2 – Seleção de Idéias
Mesmo que surjam várias idéias interessantes, algumas devem ser descartadas para que apenas as melhores sejam levadas a diante. Segundo a autora, os fatores a serem analisados para definição das melhores são “recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências de longo prazo” (GIACÁGLIA, 2006, p.6).
Outra forma de seleção de idéias proposta pela autora se refere à análise dos critérios de demanda, relacionada aos aspectos externos da empresa, e competência interna, relacionada a aspectos como a viabilidade do projeto e a disponibilidade de recursos.
Giacáglia (2006, p.7) sugere um método para que sejam analisadas as possibilidades das idéias continuarem no processo de seleção. Este método baseia-se em encaixar as idéias obtidas em quadrantes. Como explica a autora, de acordo com a demanda, “quanto mais alta for a demanda, mais à esquerda a idéia deve ser posicionada” (GIACÁGLIA, 2006, p.7) e de acordo com a competência interna, “quanto maior for a competência interna de execução, mais acima a idéia deve ser posicionada.” (GIACÁGLIA, 2006, p.7)
Os quadrantes I e III mostram melhores chances das idéias terem sucesso se forem realizadas, enquanto nos quadrantes II e IV as idéias devem ser analisadas cuidadosamente por terem poucas chances de desenvolvimento.
Depois de definida, é necessário analisar se a idéia é inovadora ou se há outras semelhantes no mercado. Quanto maior a singularidade, mais provável será o êxito da idéia.
1.3 – Teste e avaliação das idéias selecionadas
Após selecionada a idéia, é necessário que esta seja testada antes em um determinado tipo de público para depois ser desenvolvida e executada.
Normalmente, o teste realizado na indústria de bens de consumo ocorre através de pesquisas presenciais e de intenção de compra entre outras. No caso do setor de eventos, as pesquisas podem ser feitas por meio de material impresso apresentando a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
Assim, entende-se por teste como sendo pesquisas realizadas com o público-alvo com o objetivo de verificar a eficiência de determinada idéia.
No entanto, a organização de eventos exige planejamento e organização, a fim de alcançar os objetivos almejados.
O primeiro passo para a realização de um evento é a estruturação e organização da idéia do evento.
Giacáglia (2006) afirma que é necessário passar por três fases para a identificação de um novo evento. São elas:
- Geração de idéias;
- Seleção de idéias;
- Teste e avaliação das idéias selecionadas (GIACÁGLIA, 2006, p. 1).
1.1 – Geração de Idéias
Para obter idéias, a fim de promover um evento, a autora sugere algumas estratégias que podem ser úteis, como observação, auto-análise, leitura, Brainstorming[1] e network[2]. Ela classifica as fontes de idéias em dois grupos:
- Fontes internas: As idéias podem surgir no ambiente da empresa. Kotler, citado por Giacáglia (2006), afirma que 45% das idéias para eventos surgem desta maneira. Este grupo é composto pela equipe de vendas, de suporte e atendimento, caixa de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna da empresa;
- Fontes externas: nesta caso, as idéias vêm de fora, da empresa, de tores do ambiente/ contexto onde ela está inserida. Segundo Kotler, citado por Giacáglia (2006), 28% das idéias são obtidas através dos clientes da empresa, que fazem parte deste grupo. Além deles também formam o grupo das fontes externas os fornecedores e parceiros de negócios, a concorrência, outros eventos e outras fontes, sendo que neste último, a autora destaca a importância da leitura, tanto de livros quanto de periódicos (GIACÁGLIA, 2006, p. 5).
[1] Brainstorming: Processo empregado na geração de idéias provenientes de um grupo de pessoas para a soluções de um problema ou para a criação de produtos ou inovações. Consiste em se estimular e coletar idéias dos participantes, sem nenhuma preocupação crítica, até que se esgotem todas as possibilidades. (pág. 185).
[2] Network: Conjunto de contatos pessoais e profissionais mantido por uma pessoa ou empresa. Pode ser primário, quando são contatos diretos, secundários, quando são contatos diretos dos primários e assim por diante. (pág.187).
1.2 – Seleção de Idéias
Mesmo que surjam várias idéias interessantes, algumas devem ser descartadas para que apenas as melhores sejam levadas a diante. Segundo a autora, os fatores a serem analisados para definição das melhores são “recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências de longo prazo” (GIACÁGLIA, 2006, p.6).
Outra forma de seleção de idéias proposta pela autora se refere à análise dos critérios de demanda, relacionada aos aspectos externos da empresa, e competência interna, relacionada a aspectos como a viabilidade do projeto e a disponibilidade de recursos.
Giacáglia (2006, p.7) sugere um método para que sejam analisadas as possibilidades das idéias continuarem no processo de seleção. Este método baseia-se em encaixar as idéias obtidas em quadrantes. Como explica a autora, de acordo com a demanda, “quanto mais alta for a demanda, mais à esquerda a idéia deve ser posicionada” (GIACÁGLIA, 2006, p.7) e de acordo com a competência interna, “quanto maior for a competência interna de execução, mais acima a idéia deve ser posicionada.” (GIACÁGLIA, 2006, p.7)
Os quadrantes I e III mostram melhores chances das idéias terem sucesso se forem realizadas, enquanto nos quadrantes II e IV as idéias devem ser analisadas cuidadosamente por terem poucas chances de desenvolvimento.
Depois de definida, é necessário analisar se a idéia é inovadora ou se há outras semelhantes no mercado. Quanto maior a singularidade, mais provável será o êxito da idéia.
1.3 – Teste e avaliação das idéias selecionadas
Após selecionada a idéia, é necessário que esta seja testada antes em um determinado tipo de público para depois ser desenvolvida e executada.
Normalmente, o teste realizado na indústria de bens de consumo ocorre através de pesquisas presenciais e de intenção de compra entre outras. No caso do setor de eventos, as pesquisas podem ser feitas por meio de material impresso apresentando a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
Assim, entende-se por teste como sendo pesquisas realizadas com o público-alvo com o objetivo de verificar a eficiência de determinada idéia.
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