1 – ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO
A idéia de um evento precisa ser estruturada, planejada para que o mesmo aconteça de forma satisfatória. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1 – Determinação do conceito do evento
O conceito de evento é formado pelos conceitos de tema central, missão e objetivos.
1.1.1 - Tema central
O tema central está diretamente relacionado ao título do evento e este ao sucesso do evento, portanto sua escolha deve ser feita com muito cuidado. Quanto mais especifico for o título, maior a probabilidade de identificação com empresas que possivelmente patrocinarão o evento. (GIACÁGLIA, 2006).
A escolha do título é uma atribuição difícil de ser realizada pelas empresas promotoras. São exemplos de títulos e temas centrais bem sucedidos: Salão de Novos Negócios e CONAREC – Congresso Nacional das Relações Empresa-Cliente.
1.1.2 – Missão
A missão é a razão de um evento existir. Traduz, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Atua como base para as pessoas envolvidas no processo trabalharem de forma a atingirem o mesmo fim. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1.3 – Objetivos
Segundo Giacáglia (ano), após definida a missão, os objetivos têm o papel de traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e sua importância para o mercado. Determinados os objetivos, o promotor indicará os resultados esperados pelo evento. (GIACÁGLIA, 2006).
Assim, os objetivos encontram-se divididos em:
1.1.3.1 - Objetivo principal
Neste item, o promotor irá apontar o objetivo essencial do evento, explicando se este tem como intençãp o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1.3.2 - Objetivos secundários
Representam os outros objetivos do evento, além do objetivo principal, as opções e oportunidades de investimento para a realização do evento. (GIACÁGLIA, 2006).
1.2 - Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados
Definir o público-alvo significa escolher quem irá participar do evento, pessoas físicas ou jurídicas, de acordo com o objetivo a ser atingido. Um evento para pessoas jurídicas geralmente é mais especifico, já para pessoas físicas não da para restringir, pois só se consegue definir o número de pessoas esperadas e suas características. O evento pode ser voltado para os dois públicos, porem teria que ter dois focos, sendo que cada publico tem interesses diferentes, assim para se ter maior eficácia é melhor que seja restrito a um só.
A idéia de um evento precisa ser estruturada, planejada para que o mesmo aconteça de forma satisfatória. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1 – Determinação do conceito do evento
O conceito de evento é formado pelos conceitos de tema central, missão e objetivos.
1.1.1 - Tema central
O tema central está diretamente relacionado ao título do evento e este ao sucesso do evento, portanto sua escolha deve ser feita com muito cuidado. Quanto mais especifico for o título, maior a probabilidade de identificação com empresas que possivelmente patrocinarão o evento. (GIACÁGLIA, 2006).
A escolha do título é uma atribuição difícil de ser realizada pelas empresas promotoras. São exemplos de títulos e temas centrais bem sucedidos: Salão de Novos Negócios e CONAREC – Congresso Nacional das Relações Empresa-Cliente.
1.1.2 – Missão
A missão é a razão de um evento existir. Traduz, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Atua como base para as pessoas envolvidas no processo trabalharem de forma a atingirem o mesmo fim. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1.3 – Objetivos
Segundo Giacáglia (ano), após definida a missão, os objetivos têm o papel de traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e sua importância para o mercado. Determinados os objetivos, o promotor indicará os resultados esperados pelo evento. (GIACÁGLIA, 2006).
Assim, os objetivos encontram-se divididos em:
1.1.3.1 - Objetivo principal
Neste item, o promotor irá apontar o objetivo essencial do evento, explicando se este tem como intençãp o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. (GIACÁGLIA, 2006).
1.1.3.2 - Objetivos secundários
Representam os outros objetivos do evento, além do objetivo principal, as opções e oportunidades de investimento para a realização do evento. (GIACÁGLIA, 2006).
1.2 - Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados
Definir o público-alvo significa escolher quem irá participar do evento, pessoas físicas ou jurídicas, de acordo com o objetivo a ser atingido. Um evento para pessoas jurídicas geralmente é mais especifico, já para pessoas físicas não da para restringir, pois só se consegue definir o número de pessoas esperadas e suas características. O evento pode ser voltado para os dois públicos, porem teria que ter dois focos, sendo que cada publico tem interesses diferentes, assim para se ter maior eficácia é melhor que seja restrito a um só.
1.3 - Escolha do formato do evento
O formato do evento engloba a data, o local, as atividades e o programa que irão ser realizados.
1.3.1 - Escolha da data
Segundo a autora, a escolha da data, além de ser definida de acordo com a disponibilidade de convidados, patrocinadores e promotores, deve levar em consideração as datas comemorativas, datas em que eventos concorrentes irão ocorrer, datas de fechamento de vendas (início e fim de mês), sazonalidade e o melhor dia da semana (terças e quintas) para a realização do evento. (GIACÁGLIA, 2006).
1.3.2 – Definição do local
O local do evento deve ser de acordo com o tema e com o público-alvo. É necessário também, que haja uma infra-estrutura para atender bem aos convidados, ou seja, bom espaço para o evento, qualidade no atendimento, bons restaurantes, limpeza, segurança, entre outros. O custo do evento também deverá ser analisado no momento da escolha do local da realização. (GIACÁGLIA, 2006).
1.3.3 – Atividades
As atividades que serão realizadas e o formato dos eventos devem ser escolhidos de acordo com o objetivo a ser alcançado. (GIACÁGLIA, 2006). Segundo a autora, são três objetivos básicos: vendas, exposição da marca, e relacionamento. Ela cita cinco formatos/ atividades que podem ser realizadas, para cada caso:
- Palestras: Geralmente são feitas com expertises externos para maior credibilidade e divulgação do evento. Existem empresas especializadas em catálogos que dão acesso ao histórico dos palestrantes e valores de cachês. A contratação é uma das primeiras etapas para um evento, devido à agenda disputada desses profissionais. È necessária uma reunião para mostrar os objetivos e estratégias do evento e da palestra. Pode-se também organizar mesas de debates e painéis de discussão de vários palestrantes que já se apresentaram individualmente, com ou sem a participação do público. É possível também abrir para que os palestrantes das patrocinadoras se apresentem.
- Reuniões: Podem ser usadas para alcançar todos os objetivos. Trata-se de uma boa ferramenta para manter contato com fornecedores e patrocinadores.
- Ações Sociais, Culturais, e de Entretenimento: Giacáglia (2006) declara que tais atividades são muito utilizadas com o objetivo de promover relacionamento entre patrocinadores e o público do evento. Estão incluídas nesta categoria atividades como as esportivas, almoços, jantares, coffe breaks, coquetéis e outros, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de Internet, e visitação exclusiva. (GIACÁGLIA, 2006).
- Estandes para exposição e vendas: sua função varia de acordo com o objetivo do evento, pode-se comercializar produtos e serviços, caso o objetivo seja de venda durante o evento, ou pode-se apenas expor e demonstrar produtos e serviços, caso o objetivo seja somente de relacionamento. Há três categorias quanto ao tamanho do espaço para o estande:
Estandes padronizados;
Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador;
Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador. (GIACÁGLIA, 2006).
1.3.4 – Programa
De acordo com as atividades que serão realizadas no evento, é organizado um programa que deve ser divulgado aos participantes. No programa devem constar os dias, horários (das atividades e refeições), informações sobre as palestras e os palestrantes, e outras atividades. (GIACÁGLIA, 2006).
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