1 – SELEÇÃO DOS BENEFÍCIOS OFERECIDOS AOS PATROCINADORES
Os benefícios oferecidos aos patrocinadores são: exposição da marca, relacionamento e venda, e para garantir uma boa oferta desses benefícios são necessárias algumas regras e possibilidades. Por exemplo, exposição da marca: São oferecidos benefícios como, divulgação na mídia, os patrocinadores que contribuem com maior cota recebem um espaço maior; assessoria de imprensa: fazem parte dela os promotores, organizadores, proprietários do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta-voz do evento; peças de divulgação, as formas de divulgação são variadas, por isso vai depender da verba disponível e do tipo de evento; patrocínio do translado, quando o evento envolve deslocamento por meio de ônibus, avião, balsa e demais veículos; patrocínio do keynote speaker, que oferece a possibilidade de patrocinar o principal palestrante, tendo como benefícios adicionais, a exposição da logomarca durante a palestra e a apresentação do palestrante e por ultimo merchandising, existem inúmeras maneiras de se fazer merchandising durante o evento, podendo ser através de inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional da empresa durante o evento, entrega ou sorteio de brindes, divulgação de vídeo e menção do patrocinador. (GIACÁGLIA, 2006)
1.1 – Palestras durante o evento
As palestras são extremamente chamativas para os patrocinadores do evento, pois é uma forma de mostrar seus produtos e serviços para um número considerável de pessoas. (GIACÁGLIA, 2006)
Mas para isso existem algumas regras:
-Estabelecer e divulgar a ordem das palestras;
-Oferecer o conteúdo da palestra antecipadamente, para o promotor do evento fazer uma análise;
-Não ultrapassar 30 minutos;
-Informar quais recursos utilizará nas apresentações;
-Enviar nome e histórico profissional dos palestrantes. (GIACÁGLIA, 2006)
1.2 – Estande ou espaço exclusivo
O patrocinador é liberado para escolher o local do estande de acordo com um critério justo e preestabelecido. (GIACÁGLIA, 2006)
Os benefícios oferecidos aos patrocinadores são: exposição da marca, relacionamento e venda, e para garantir uma boa oferta desses benefícios são necessárias algumas regras e possibilidades. Por exemplo, exposição da marca: São oferecidos benefícios como, divulgação na mídia, os patrocinadores que contribuem com maior cota recebem um espaço maior; assessoria de imprensa: fazem parte dela os promotores, organizadores, proprietários do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta-voz do evento; peças de divulgação, as formas de divulgação são variadas, por isso vai depender da verba disponível e do tipo de evento; patrocínio do translado, quando o evento envolve deslocamento por meio de ônibus, avião, balsa e demais veículos; patrocínio do keynote speaker, que oferece a possibilidade de patrocinar o principal palestrante, tendo como benefícios adicionais, a exposição da logomarca durante a palestra e a apresentação do palestrante e por ultimo merchandising, existem inúmeras maneiras de se fazer merchandising durante o evento, podendo ser através de inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional da empresa durante o evento, entrega ou sorteio de brindes, divulgação de vídeo e menção do patrocinador. (GIACÁGLIA, 2006)
1.1 – Palestras durante o evento
As palestras são extremamente chamativas para os patrocinadores do evento, pois é uma forma de mostrar seus produtos e serviços para um número considerável de pessoas. (GIACÁGLIA, 2006)
Mas para isso existem algumas regras:
-Estabelecer e divulgar a ordem das palestras;
-Oferecer o conteúdo da palestra antecipadamente, para o promotor do evento fazer uma análise;
-Não ultrapassar 30 minutos;
-Informar quais recursos utilizará nas apresentações;
-Enviar nome e histórico profissional dos palestrantes. (GIACÁGLIA, 2006)
1.2 – Estande ou espaço exclusivo
O patrocinador é liberado para escolher o local do estande de acordo com um critério justo e preestabelecido. (GIACÁGLIA, 2006)
1.3 - Ações sociais e de entretenimento
a)Atividades esportivas;
b)Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis;
c)Salas de relaxamento ou beleza;
d)Shows;
e)Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f)Sala de Internet
Em qualquer um desses casos, devem-se oferecer benefícios de direito a todos os patrocinadores. (GIACÁGLIA, 2006)
1.4 – Estratégia pré e pós-evento
O interesse das empresas em patrocinar um evento está diretamente ligado ao interesse pela lista dos presentes, portanto é necessário uma estratégia pós-evento, que deve ser elaborada antes do evento. (GIACÁGLIA, 2006)
A ajuda do promotor de eventos na organização desta estratégia conta pontos positivos, como a aproximação dentre ambos, entre outros. Esse apoio deve ser preferencialmente exclusivo, compatível com cada empresa em particular.
Segundo Giacáglia (2006), algumas ações pós-evento são:
a) Mais do que um RSVP: além de fornecer a lista de convidados confirmados no evento, o RSPV (“Répondez, s’il vous plait”) deve prover informações mais especificas sobre eles. Estas informações devem ser feitas através de pesquisas, como:
*pesquisas de perfil: que indicam o perfil dos confirmados;
*pesquisas específicas para o evento: que indicam os reais interesses dos participantes, fazendo com que os patrocinadores possam focar suas apresentações (tema das palestras, profissional da empresa mais indicado para representá-la, entre outros.)
*pesquisas de lembrança da marca: que indicam o impacto que o evento trouxe para a marca; e
*pesquisa de conteúdo: que indicam os motivos que levaram o convidado a participar do evento. (GIACÁGLIA, 2006)
b) Contato pré-evento: depois de levantados os dados sobre o perfil dos convidados, é interessante manter um contato com as pessoas confirmadas a partir de envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado, reforço do convite juntamente com o material enviado pelo patrocinador, envio de brindes e pesquisa de conteúdo. (GIACÁGLIA, 2006)
c) Mailing dos participantes: essa lista mostrará aos patrocinadores as preferências dos convidados com relação ao evento, por exemplo, as palestras que mais se interessaram. (GIACÁGLIA, 2006)
d) Envio de material: enviar carta de agradecimento e materiais relacionados aos interesses dos participantes. (GIACÁGLIA, 2006)
e) Pós-evento: além do contato através de correspondências, o contato pessoal é de grande importância para os patrocinadores. Uma sugestão é que sejam formados grupos de discussão sobre os temas interessados. (GIACÁGLIA, 2006)
f) Administração do mailing e das ações: as estratégias pré e pós-evento devem ser bem planejadas. Se for preciso, deve ser montada uma estrutura para tratar exclusivamente dessas ações.(GIACÁGLIA, 2006)
1.5 - Avaliação do evento
A avaliação do evento, feita pelos participantes, mostra aos promotores os pontos fortes e fracos, e a partir daí serão tiradas as conclusões do que manter e/ou melhorar nas outras edições que virão. O resultado da avaliação do evento também deve ser encaminhado aos patrocinadores, para que eles também possam analisas os benefícios que o evento trouxe para a empresa. .(GIACÁGLIA, 2006)
2 – CÁLCULO DO VALOR DO EVENTO
Segundo Giacáglia (2006), o cálculo do valor do evento é uma etapa extremamente importante para a organização do projeto. Ao mesmo tempo em que o promotor necessita garantir seu lucro, este deve atrair investidores para o evento.
Primeiramente, é preciso considerar os fatores internos e externos que influenciam na definição do valor (os seus custos arredondados para acima do valor calculado) e, posteriormente, a estratégia de regras a serem adotadas. (GIACÁGLIA, 2006)
2.1 – Identificar o custo do evento
Para calcular o valor do evento, o promotor deve levantar todas os valores envolvidos. É muito importante que se conheça esses custos, mesmo que estimados, porque assim o organizador irá saber o nível mínimo de arrecadação necessária, quando o propósito é apenas cobrir as despesas ou o nível máximo de receita, quando o objetivo é arrecadar dinheiro. (GIACÁGLIA, 2006)
É praticamente impossível saber o valor exato dos custos, porém, uma análise estimada pode ser feita considerando os itens de maior valor financeiro. Assim, para os itens de maior valor, atribui-se o peso de mais ou menos 80% do total (valor denominado Custo Levantado - CL). Os outros 20% correspodem aos custos não previstos ou de menor valor. (GIACÁGLIA, 2006)
A fórmula que traz o Custo Final Estimado (CFE) do evento é:
Custo Final Estimado (CFE) do evento = Custo Levantado (CL) / 0,8*
É importante lembrar que para cada tipo de evento, há um item de maior peso. Dessa maneira, como os custos de eventos possuem um número extremamente alto de itens, sugere-se que para se aproximar do número exato e para evitar que algum item seja esquecido, o promotor deverá utilizar uma tabela contendo algumas atividades e seus respectivos valores tais como: locação do espaço, infra-estrutura, palestrantes, recepcionistas, material para divulgação entre outros. (GIACÁGLIA, 2006)
2.2 – Calcular o valor do evento
Devido às diversas mudanças de mercado que vêm acontecendo nas ultimas décadas, o cálculo do valor de um evento se tornou tarefa complexa. A seguir, três formas de se fazer tal cálculo de acordo com três fases de evolução do mercado. (GIACÁGLIA, 2006)
Fase I: Baixa concorrência:
Cálculo usado quando não havia concorrência e a lei da oferta e da procura não afetava os preços do mercado, portanto o valor era calculado a partir do custo (fixo) e da margem de lucro (variável). (GIACÁGLIA, 2006)
Preço = Custo + Margem
Fase II: Alta concorrência:
Nesta fase, por causa do aumento da concorrência, o preço passa a ser o maior decisor de compra, uma vez que os eventos se assemelhavam em todos os outros aspectos. O cálculo era composto pelo preço fixo e o custo variável. (GIACÁGLIA, 2006)
Margem = Preço – Custo
Fase III: Vantagem competitiva:
Neste momento, a diferenciação do evento é a chave para o sucesso do mesmo, que pode ser dividido em:
· Diferenciação no segmento;
· Diferenciação no serviço;
· Diferenciação no atendimento; e
· Diferenciação na imagem.
Portanto, para se calcular o valor do evento, é preciso analisar as reais necessidades do cliente, desenvolvendo produtos e serviços personalizados que os satisfaçam. Dessa forma, tal evento se torna único, sem comparativos de valor. Por isso, o cálculo pode ser feito como na Fase I, fixando os custos e variando as margens de acordo com a empresa. (GIACÁGLIA, 2006)
Preço = Custo + Margem.
3 – DECISÃO SOBRE NÍVEIS DE COTAS DE PATROCÍNIO
As cotas de patrocínio são utilizadas quando se pretende o envolvimento de mais de um patrocinador para a promoção do evento e referem-se ao valor que será investido por cada patrocinador, bem como os benefícios que serão oferecidos a cada um. (GIACÁGLIA, 2006)
A definição da quantidade de cotas deve ser feita levando-se em consideração o tamanho e a natureza do evento, bem como o perfil e o porte das empresas patrocinadoras, bem como o perfil e o porte das empresas patrocinadoras. Pode ser feita da seguinte forma:
- Um único patrocinador;
- Mais de um patrocinador com cotas de valores e benefícios similares;
- Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados.
Giacáglia (2006) alerta para a importância de se definir adequadamente as cotas os valores e os benefícios, a cada patrocinador, correndo-se o risco de comprometer as finanças do evento e o relacionamento com os patrocinadores de essa distribuição de cotas e benefícios foi feita incorretamente. (GIACÁGLIA, 2006).
a)Atividades esportivas;
b)Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis;
c)Salas de relaxamento ou beleza;
d)Shows;
e)Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f)Sala de Internet
Em qualquer um desses casos, devem-se oferecer benefícios de direito a todos os patrocinadores. (GIACÁGLIA, 2006)
1.4 – Estratégia pré e pós-evento
O interesse das empresas em patrocinar um evento está diretamente ligado ao interesse pela lista dos presentes, portanto é necessário uma estratégia pós-evento, que deve ser elaborada antes do evento. (GIACÁGLIA, 2006)
A ajuda do promotor de eventos na organização desta estratégia conta pontos positivos, como a aproximação dentre ambos, entre outros. Esse apoio deve ser preferencialmente exclusivo, compatível com cada empresa em particular.
Segundo Giacáglia (2006), algumas ações pós-evento são:
a) Mais do que um RSVP: além de fornecer a lista de convidados confirmados no evento, o RSPV (“Répondez, s’il vous plait”) deve prover informações mais especificas sobre eles. Estas informações devem ser feitas através de pesquisas, como:
*pesquisas de perfil: que indicam o perfil dos confirmados;
*pesquisas específicas para o evento: que indicam os reais interesses dos participantes, fazendo com que os patrocinadores possam focar suas apresentações (tema das palestras, profissional da empresa mais indicado para representá-la, entre outros.)
*pesquisas de lembrança da marca: que indicam o impacto que o evento trouxe para a marca; e
*pesquisa de conteúdo: que indicam os motivos que levaram o convidado a participar do evento. (GIACÁGLIA, 2006)
b) Contato pré-evento: depois de levantados os dados sobre o perfil dos convidados, é interessante manter um contato com as pessoas confirmadas a partir de envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado, reforço do convite juntamente com o material enviado pelo patrocinador, envio de brindes e pesquisa de conteúdo. (GIACÁGLIA, 2006)
c) Mailing dos participantes: essa lista mostrará aos patrocinadores as preferências dos convidados com relação ao evento, por exemplo, as palestras que mais se interessaram. (GIACÁGLIA, 2006)
d) Envio de material: enviar carta de agradecimento e materiais relacionados aos interesses dos participantes. (GIACÁGLIA, 2006)
e) Pós-evento: além do contato através de correspondências, o contato pessoal é de grande importância para os patrocinadores. Uma sugestão é que sejam formados grupos de discussão sobre os temas interessados. (GIACÁGLIA, 2006)
f) Administração do mailing e das ações: as estratégias pré e pós-evento devem ser bem planejadas. Se for preciso, deve ser montada uma estrutura para tratar exclusivamente dessas ações.(GIACÁGLIA, 2006)
1.5 - Avaliação do evento
A avaliação do evento, feita pelos participantes, mostra aos promotores os pontos fortes e fracos, e a partir daí serão tiradas as conclusões do que manter e/ou melhorar nas outras edições que virão. O resultado da avaliação do evento também deve ser encaminhado aos patrocinadores, para que eles também possam analisas os benefícios que o evento trouxe para a empresa. .(GIACÁGLIA, 2006)
2 – CÁLCULO DO VALOR DO EVENTO
Segundo Giacáglia (2006), o cálculo do valor do evento é uma etapa extremamente importante para a organização do projeto. Ao mesmo tempo em que o promotor necessita garantir seu lucro, este deve atrair investidores para o evento.
Primeiramente, é preciso considerar os fatores internos e externos que influenciam na definição do valor (os seus custos arredondados para acima do valor calculado) e, posteriormente, a estratégia de regras a serem adotadas. (GIACÁGLIA, 2006)
2.1 – Identificar o custo do evento
Para calcular o valor do evento, o promotor deve levantar todas os valores envolvidos. É muito importante que se conheça esses custos, mesmo que estimados, porque assim o organizador irá saber o nível mínimo de arrecadação necessária, quando o propósito é apenas cobrir as despesas ou o nível máximo de receita, quando o objetivo é arrecadar dinheiro. (GIACÁGLIA, 2006)
É praticamente impossível saber o valor exato dos custos, porém, uma análise estimada pode ser feita considerando os itens de maior valor financeiro. Assim, para os itens de maior valor, atribui-se o peso de mais ou menos 80% do total (valor denominado Custo Levantado - CL). Os outros 20% correspodem aos custos não previstos ou de menor valor. (GIACÁGLIA, 2006)
A fórmula que traz o Custo Final Estimado (CFE) do evento é:
Custo Final Estimado (CFE) do evento = Custo Levantado (CL) / 0,8*
É importante lembrar que para cada tipo de evento, há um item de maior peso. Dessa maneira, como os custos de eventos possuem um número extremamente alto de itens, sugere-se que para se aproximar do número exato e para evitar que algum item seja esquecido, o promotor deverá utilizar uma tabela contendo algumas atividades e seus respectivos valores tais como: locação do espaço, infra-estrutura, palestrantes, recepcionistas, material para divulgação entre outros. (GIACÁGLIA, 2006)
2.2 – Calcular o valor do evento
Devido às diversas mudanças de mercado que vêm acontecendo nas ultimas décadas, o cálculo do valor de um evento se tornou tarefa complexa. A seguir, três formas de se fazer tal cálculo de acordo com três fases de evolução do mercado. (GIACÁGLIA, 2006)
Fase I: Baixa concorrência:
Cálculo usado quando não havia concorrência e a lei da oferta e da procura não afetava os preços do mercado, portanto o valor era calculado a partir do custo (fixo) e da margem de lucro (variável). (GIACÁGLIA, 2006)
Preço = Custo + Margem
Fase II: Alta concorrência:
Nesta fase, por causa do aumento da concorrência, o preço passa a ser o maior decisor de compra, uma vez que os eventos se assemelhavam em todos os outros aspectos. O cálculo era composto pelo preço fixo e o custo variável. (GIACÁGLIA, 2006)
Margem = Preço – Custo
Fase III: Vantagem competitiva:
Neste momento, a diferenciação do evento é a chave para o sucesso do mesmo, que pode ser dividido em:
· Diferenciação no segmento;
· Diferenciação no serviço;
· Diferenciação no atendimento; e
· Diferenciação na imagem.
Portanto, para se calcular o valor do evento, é preciso analisar as reais necessidades do cliente, desenvolvendo produtos e serviços personalizados que os satisfaçam. Dessa forma, tal evento se torna único, sem comparativos de valor. Por isso, o cálculo pode ser feito como na Fase I, fixando os custos e variando as margens de acordo com a empresa. (GIACÁGLIA, 2006)
Preço = Custo + Margem.
3 – DECISÃO SOBRE NÍVEIS DE COTAS DE PATROCÍNIO
As cotas de patrocínio são utilizadas quando se pretende o envolvimento de mais de um patrocinador para a promoção do evento e referem-se ao valor que será investido por cada patrocinador, bem como os benefícios que serão oferecidos a cada um. (GIACÁGLIA, 2006)
A definição da quantidade de cotas deve ser feita levando-se em consideração o tamanho e a natureza do evento, bem como o perfil e o porte das empresas patrocinadoras, bem como o perfil e o porte das empresas patrocinadoras. Pode ser feita da seguinte forma:
- Um único patrocinador;
- Mais de um patrocinador com cotas de valores e benefícios similares;
- Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados.
Giacáglia (2006) alerta para a importância de se definir adequadamente as cotas os valores e os benefícios, a cada patrocinador, correndo-se o risco de comprometer as finanças do evento e o relacionamento com os patrocinadores de essa distribuição de cotas e benefícios foi feita incorretamente. (GIACÁGLIA, 2006).
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