Capítulo 5: Previsão dos resultados da arrecadação dos eventos

Neste capítulo, a autora ensina a elaboração de pacotes de cotas de patrocínio, tendo como base o valor total do evento, a quantidade de patrocinadores e a cota de patrocínio de cada um.


1. Fases percorridas pela elaboração de um projeto


Para tanto, é necessária a criação de uma planilha que contemple todo o universo de possíveis patrocinadores, para que seja feito o acompanhamento dos contatos e acordos firmados com cada um. Por seu formato peculiar, Giacáglia (2006) chama essa planilha de “Funil de Prospecção”. Neste Funil, são registradas todas as fases da venda de um projeto, para cada patrocinador. O nome “Funil” justifica-se justamente porque, em cada fase, diminui o número de patrocinadores, podendo chegar à última fase apenas um patrocinador.
As fases da venda de um projeto são as seguintes:
- Suspects: Nessa fase, é todo o universo de possíveis patrocinadores;
- Prospects: Aqui, somente aqueles com quem foi estabelecido algum contato;
- Leads: Nessa fase, são considerados aqueles patrocinadores em potencial que responderam positivamente ao primeiro contato, demonstrando interesse;
- Leads qualificados: Pessoas de nível decisório nas empresas que responderam afirmativamente ao contato demonstraram necessidade em relação ao evento e adequação ao mesmo.
- Oportunidades: fase em que o decisor do projeto emite uma proposta.;
- Vendas: quando se dá a assinatura do contrato de patrocínio. (GIACÁGLIA, 2006, p. 112).


2. Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção


Giacáglia (2006) sugere a elaboração de uma planilha para ajudar a estimar os resultados que serão alcançados com diferentes cotas de patrocínio e patrocinadores, a fim de prever os resultados das vendas das cotas e a melhor forma de vendê-las e para quais clientes.
Para isso, é necessário, segundo ela:
“1- ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
2- estimar o percentual para cada etapa do funil”. (GIACÁGLIA, 2006, p. 114).
Elaborando essa planilha, é possível prever qual será o resultado da venda de determinado projeto, se é necessário fazer alguns ajuste no processo de vendas, ou aumentar, ou diminuir o número de patrocinadores.


3. A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados


A partir da análise das três variáveis que interferem na comercialização de um projeto de evento – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível – o promotor de eventos poderá construir cenários e simular os resultados que possivelmente poderá alcançar. Ao construir os cenários e simular as situações, é preciso tomar algumas preucações, como: (GIACÀGLIA,2006, p.117)
- Considerar a regra custo-benefício em cada nível;
- Verificar se há quantidade de patrocinadores-target suficinte para cada cenário;
- Tomar cuidado para não criar uma mistura de marcas;
- Evitar ficar dependente de um único patrocinador;
- Simular cenários com mais de um nível.